1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Oy Martinex Ab

Y-tunnus 0557983-2

Kuninkaanväylä 37, 20320 Turku

Yhteystieto tätä rekisteriä koskevissa henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa: henkilostohallinto(at)martinex.fi.fi

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Martinex Oy, tietosuojavastaava: martinex-dpo(at)martinex.fi

3. Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin käyttötarkoitus on henkilöstön rekrytointiprosessin hallinnointi ja työnhakijaviestinnän toteuttaminen. Hakijan henkilötietoja käsitellään hakijan rekisteröinnissä ja työhakemuksen ja sen liitteiden vastaanotossa, yhteydenpidossa hakijaan (sis. haastatteluun kutsuminen), mahdollisessa soveltuvuuden arvioinnissa sekä muissa rekrytoinnin kannalta oleellisissa tehtävissä.

Rekrytointiprosessia varten kerättyjä henkilötietoja käsitellään perustuen rekrytointiprosessin muodostamaan, työllistymisen mahdollistavaan oikeutettuun etuun ja työnhakijan hakemuksen jättämällä antamaan suostumukseen.

Mikäli tehtävän kannalta on perusteltua, voidaan hakijasta hänen erillisellä suostumuksellaan teettää soveltuvuusarviointi.

Hakijan tullessa valituksi tehtävään, voidaan hakuprosessin aikana annettuja henkilötietoja käyttää myös työsuhteen perustamiseen ja hoitamiseen liittyvissä tehtävissä, jolloin oikeusperusteena on työsopimuksen täytäntöön paneminen.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidystä voidaan tallentaa ja käsitellä seuraavia henkilötietoja:

• Hakijan perustiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika
• Koulutus- ja kokemustiedot: koulutus, työkokemus, kielitaito, kurssit, harjoittelutiedot ja erityisosaaminen sekä mahdolliset suosittelijat
• Hakijan toimittamat liitetiedostot: työnhakijan jättämä hakemuskirje tai avoin hakemus sekä mahdolliset muut liitteet
• Hakijan mahdolliset toiveet: palkkatoive, toive työtehtävästä tai työntekopaikasta, toivottu työn aloittamis- ja päättymisajankohta
• Hakijan mahdollisesti antamat muut lisätiedot: valokuva ja muut hakijan hakemuksessaan antamat tiedot
• Hakijan tullessa valituksi tehtävään: henkilötunnus

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään rekisteröidyltä henkilöltä eli hakijalta itseltään. Tietoja saatetaan hakijan suostumuksella kerätä myös muista kohteista, kuten hakijan toimittamat julkisten sivustojen linkit ja hakijan nimeämät suosittelijat. Lisäksi osana rekrytointiprosessia voidaan tallentaa haastattelumuistiinpanoja ja niihin verrattavia tietoja. Ulkopuolisia konsultteja rekrytointiprosessissa käytettäessä saadaan ehdokkaan tietoja hänen suostumuksellaan myös konsulttien kautta.

6. Tietojen säilytysaika

Työnhakijoiden hakemuksia ja hakuprosessissa antamia henkilötietoja säilytetään rekrytointiprosessin ajan ja korkeintaan vuosi (12 kk) hakemuksen jättämisestä. Henkilön tiedot poistetaan pyynnöstä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekrytointirekisterin tietoja luovutetaan vain rekisterin käsittelijöille ja rekrytoinnin kannalta välttämättömille tahoille.

Martinex ei säännönmukaisesti luovuta tai siirrä rekisterin tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietyissä tapauksissa henkilötietoja voidaan käsitellä teknisesti myös EU/ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin palveluntarjoaja huolehtii, että henkilötietoja käsitellään tietosuoja- asetuksen vaatimusten mukaisesti ja asetuksen mukainen käsittely on sovittu asetuksen vaatimin tietojenkäsittelysopimuksin.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: Rekrytointiaineistojen säilytys ja käsittely tapahtuu pääsääntöisesti sähköisesti. Mahdolliset paperitulosteet ja muu manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa. Mahdolliset tulosteet hävitetään rekrytointiprosessin päätyttyä.

Sähköinen aineisto: Rekisterin sähköisessä muodossa olevia tietoja säilytetään palveluntarjoajan palvelimilla, alan yleisten käytäntöjen mukaisesti suojattuina. Pääsy tietoihin on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin ja salasanoin.

Tietojen käsittelyyn ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, jotka työnsä puolesta ovat oikeutettuja käsittelemään rekrytointitietoja.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvaan lainsäädäntöön perustuvat oikeudet häneen liittyviin käsiteltäviin henkilötietoihin:

• Rekisteröity voi tarkastaa häntä itseään koskevat henkilötiedot ja saada kyseisistä tiedoista jäljennös.

• Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Martinexia täydentämään rekisteröityä koskevat puutteelliset tiedot tai oikaisemaan rekisteröityä koskevat virheelliset tiedot.

• Rekisteröidyllä on oikeus tietojen poistamiseen peruuttaessaan suostumuksen tietojen käsittelyyn, mikäli käsittelyyn ei ole muuta laillista perustetta. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat vanhentuneet tiedot poistettua.

• Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden; käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa tietojensa poistamista ja vaatii rajoittamista poistamisen sijaan; rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseessä olevia henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

• Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun suostumuksen perusteella tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

• Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen rekisterinpitäjälle itse toimittamansa, automaattisesti käsitellyt henkilötiedot yleisesti käytetyssä siirtomuodossa, ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli tämä on teknisesti mahdollista.

• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Evästeet

Tämä sivusto käyttää evästeitä. Lisätiedot evästeistä täällä.